Billie — Guide complet | Aide & Fonctionnalités

Fonctionnalités

Tout ce que Billie sait faire

Chaque fonctionnalité illustrée par une conversation réelle.

Créer un devis

Vocal ou texte, brouillon instantané

Devis pour Martin, 3 jours de conseil à 500€

Devis — Martin SAS

3 × Conseil · 500€ = 1 500€ HT

TVA 20% : 300€ · TTC : 1 800€

Créer une facture

Même simplicité, création immédiate

Facture Dupont 5h à 90€, TVA 10%

Facture — Dupont

5 × Prestation · 90€ = 450€ HT

TVA 10% : 45€ · TTC : 495€

Recherche intelligente

Par nom, date, montant ou statut

Retrouve la facture Dupont de février

1 résultat trouvé

Facture #127 — Dupont SAS

12 février · 2 400€ HT · Payée

Cloner un document

Dupliquer avec modifications

Reprend la facture Martin de janvier avec 20 jours au lieu de 21

Brouillon prérempli

20 × Développement · 650€

Total : 13 000€ HT

Notes de frais (OCR)

Photo du ticket, extraction IA

Photo d'un ticket restaurant

Note de frais détectée

Restaurant Le Comptoir · 45,80€

Catégorie : Repas d'affaires

Bilan d'activité

15+ KPIs en une phrase

Mon bilan du mois

Bilan mars 2026

12 factures · 18 400€ HT (+8%)

3 impayées · 2 100€ en attente

Top client : Dupont (42% du CA)

Relances automatiques

Détection des impayés, envoi en un clic

Qui me doit de l'argent ?

3 factures en retard

Dupont · 1 200€ · +12 jours

Martin · 650€ · +5 jours

Bernard · 250€ · +3 jours

Gestion clients

Créer, rechercher, enrichir

Crée un client Acme SAS, SIRET 123 456 789 00012

Client créé

Acme SAS · Entreprise

SIRET : 123 456 789 00012

PDF & Email

Télécharger ou envoyer en un mot

Envoie la facture Dupont par email

Facture #127 envoyée à contact@dupont.fr

Suivi contextuel

Billie comprend « envoie-la »

Retrouve la facture Dupont

Facture #127 — Dupont — 2 400€

Envoie-la par mail

Envoyée.

Conversion devis → facture

Un clic pour transformer un devis accepté

Le devis Martin a été accepté, convertis-le en facture

Facture F-2026-042 créée depuis le devis D-2026-015.

Intelligence analytique

Anomalies, DSO, trésorerie

Y a-t-il des anomalies dans mes factures ?

2 anomalies détectées

Doublon probable : F-042 / F-043

Brouillon orphelin : D-038 (> 14j)

Avoir / Note de crédit

Annuler partiellement ou totalement

Fais un avoir sur la facture Dupont pour la ligne « Formation »

Avoir — Dupont

-1 × Formation · -500€ HT

Réf. facture : F-2026-027

Catalogue produits

Créez et gérez vos prestations

Crée un produit « Audit IT » à 950€ HT par jour

Produit « Audit IT » créé — 950€/jour.

Intégrations

Connecté à votre comptabilité

Connexion OAuth sécurisée, synchronisation en temps réel.

Fonctionnalité	Pennylane	Qonto
Devis	Oui	Oui
Factures	Oui	Oui
Clients	Oui	Oui
Produits / Catalogue	Oui	—
Notes de frais (OCR)	Oui	Oui
Envoi par email	Oui	Oui
Téléchargement PDF	Oui	Oui
Conversion devis → facture	Oui	—
Relances	Oui	Oui

Connectez votre compte

Cliquez sur « Connecter Pennylane » ou « Connecter Qonto » depuis votre tableau de bord.

Autorisez Billie

OAuth2 sécurisé : Billie ne voit jamais votre mot de passe. Vous choisissez les droits accordés.

Parlez, Billie exécute

Vos devis, factures et clients sont synchronisés en temps réel avec votre outil comptable.

Référence

Commandes rapides

Tout ce que vous pouvez dire ou écrire à Billie.

Création

devis « Devis pour Dupont, 5 jours de dev à 650€ »

facture « Facture Martin 10h à 90€ HT »

client « Crée un client Acme SAS »

avoir « Avoir sur la facture #42 »

acompte « Acompte 30% du devis Dupont »

Consultation

liste « Mes factures du mois » / « Mes devis en cours »

recherche « Retrouve la facture Dupont de février »

clients « Liste de mes clients »

produits « Mes produits » / « Mon catalogue »

Actions

email « Envoie la facture Dupont par email »

PDF « Télécharge le devis Martin en PDF »

relance « Relance les factures en retard »

convertir « Transforme le devis Martin en facture »

cloner « Reprend la facture du mois dernier »

Analytics

bilan « Mon bilan du mois » / « Résumé d'activité »

impayés « Qui me doit de l'argent ? »

trésorerie « Prévision de trésorerie »

anomalies « Détecte les anomalies »

DSO « Délais de paiement clients »

clôture « Checklist de clôture du mois »

FAQ

Questions fréquentes

Utilisation / Prise en main

Comment fonctionne l'Inbox Billie ?

Transférez vos emails à Billie. L'IA analyse le contenu, détecte l'intention (devis, relance, litige…) et génère des propositions d'action. Vous confirmez ou rejetez en un clic depuis le tableau de bord.

Quel est le canal principal de Billie ?

L'email est le canal principal. Transférez vos emails et Billie les transforme en actions. Le tableau de bord web sert de cockpit de pilotage (Inbox, Devis, Recouvrement). Le chat web et WhatsApp sont disponibles comme canaux secondaires.

Comment fonctionne le cycle devis-à-encaissement ?

Billie gère chaque étape : création de devis depuis un email, relance pré-échéance, conversion en facture à l'acceptation, relance graduée des impayés (amicale, formelle, mise en demeure), détection des litiges et promesses de paiement. Chaque action passe par votre validation.

Puis-je utiliser Billie sur mobile ?

Oui. L'email fonctionne depuis n'importe quel appareil. En complément, WhatsApp permet d'interagir avec Billie comme un contact, et le chat web est responsive. Le vocal fonctionne sur WhatsApp et le chat.

Comment fonctionne la commande vocale ?

Cliquez sur le micro dans le chat ou envoyez un vocal sur WhatsApp. Billie transcrit avec Whisper (OpenAI), extrait les informations (client, montants, TVA) avec GPT-4o. Le brouillon apparaît en quelques secondes.

Recouvrement / Relances

Comment fonctionne le recouvrement ?

Le tableau de bord Recouvrement affiche vos factures impayées classées par ancienneté (0-30j, 31-60j, 61-90j, 90+j) avec les KPIs clés (total impayé, DSO). Billie propose des relances graduées conformes au Code de commerce.

Quels sont les niveaux de relance ?

Trois niveaux : amicale (J+7), formelle (J+15), mise en demeure (J+30). Billie recommande automatiquement le niveau approprié selon l'historique de la facture.

Billie détecte-t-il les litiges et promesses de paiement ?

Oui. Quand un client répond avec une promesse de paiement ou signale un litige, Billie détecte le signal et bloque les relances inappropriées automatiquement.

Puis-je personnaliser les emails de relance ?

Les emails de relance sont générés avec un ton professionnel adapté au niveau de relance. Vous pouvez les modifier avant envoi depuis le tableau de bord.

Connexion / Intégrations

Comment connecter Pennylane ou Qonto ?

Depuis votre tableau de bord, cliquez sur « Connecter Pennylane » ou « Connecter Qonto ». Vous êtes redirigé vers leur page d'autorisation OAuth2. Billie ne voit jamais votre mot de passe.

Billie remplace-t-il mon logiciel de facturation ?

Non. Billie se connecte à vos outils existants (Pennylane, Qonto). Il automatise la saisie, le suivi et les relances — votre logiciel reste la source de vérité comptable. Pour en savoir plus, consultez notre page d'intégration Pennylane.

Comment changer de fournisseur comptable ?

Déconnectez le fournisseur actuel puis connectez le nouveau. Billie détecte automatiquement les capacités du nouveau fournisseur.

Quelles données sont synchronisées ?

Devis, factures, clients, produits, notes de frais, statuts de paiement et dates d'échéance. La synchronisation est bidirectionnelle et en temps réel.

Sécurité / Données

Mes données sont-elles sécurisées ?

Oui. Données chiffrées (Fernet), connexions sécurisées (HTTPS), hébergement européen, conforme RGPD. Accès révocable à tout moment.

Comment Billie protège mon Inbox email ?

Billie intègre plusieurs couches de protection : limitation du nombre d'emails par expéditeur et par heure, filtrage des domaines jetables, liste de blocage personnalisable par client, analyse anti-spam avant tout traitement IA, et vérification des signatures email (SPF/DKIM). Les emails suspects sont automatiquement rejetés avant d'atteindre l'analyse IA.

Billie partage-t-il mes données avec des tiers ?

Non. Vos données restent dans l'infrastructure Billie. Les seules connexions externes sont vers vos outils comptables (Pennylane, Qonto) via OAuth2, et vers OpenAI pour l'analyse d'intent (données minimisées, jamais stockées côté OpenAI). Aucune donnée n'est vendue ou partagée à des fins commerciales.

Puis-je bloquer certains expéditeurs ?

Oui. Depuis vos paramètres, vous pouvez ajouter des adresses email ou des domaines entiers à votre liste de blocage. Les emails provenant de ces sources seront automatiquement rejetés. De plus, les domaines d'emails jetables (type Mailinator, Yopmail) sont bloqués par défaut.

Comment fonctionne le suivi des emails envoyés ?

Billie suit le statut de chaque email envoyé (devis, factures, relances) : envoyé, délivré, ouvert, cliqué. Ces informations vous permettent de savoir si votre client a bien reçu et lu vos documents, et d'adapter vos relances en conséquence.

Billie est-il conforme RGPD ?

Oui. Billie respecte le Règlement Général sur la Protection des Données : droit d'accès (Article 15), droit de suppression (Article 17), journal d'audit de toutes les actions, données hébergées en Europe. Vous pouvez exporter ou supprimer vos données à tout moment depuis les paramètres.

Facturation / Documents

Quels taux de TVA sont supportés ?

Tous les taux français : 20% (normal), 10% (intermédiaire), 5,5% (réduit) et 0% (exonéré). Billie gère les taux mixtes sur un même document avec ventilation automatique.

Billie peut-il modifier mes factures existantes ?

Billie peut modifier les brouillons avant création. Une facture finalisée est immuable (obligation légale). Pour corriger, demandez à Billie de créer un avoir (facture rectificative).

Comment créer un avoir ?

Dites « avoir sur la facture #42 ». Billie crée une facture rectificative avec les montants inversés, synchronisée dans votre outil comptable.

Puis-je essayer avant de m'engager ?

Oui. Demandez une démo personnalisée. Pas d'engagement annuel obligatoire sur les offres mensuelles.

Emails actionnables & Paiement

Mon client peut-il accepter un devis directement depuis l'email ?

Oui. Chaque email de devis contient des boutons Accepter, Poser une question et Refuser. Votre client clique, arrive sur une page sécurisée, confirme son choix, et vous êtes notifié instantanément dans votre inbox Billie.

Mon client peut-il déclarer un paiement depuis un email de relance ?

Oui. Les emails de relance incluent des boutons J'ai payé et Contester. Votre client peut aussi promettre une date de paiement, demander le renvoi de la facture ou consulter vos coordonnées bancaires. Chaque action est enregistrée et vous êtes notifié.

Mon RIB est-il automatiquement inclus dans les relances ?

Oui, dès que vous avez renseigné vos coordonnées bancaires dans les paramètres. Votre IBAN, BIC et référence de facture sont inclus dans chaque email de relance pour que votre client n'ait plus d'excuse pour ne pas payer.

Billie encaisse-t-il les paiements à ma place ?

Non. Billie ne touche jamais vos fonds. Les paiements vont directement sur votre compte bancaire via virement. Billie facilite et accélère l'encaissement en rendant chaque email actionnable, en suivant les promesses de paiement et en adaptant les relances automatiquement.

L'acompte est-il généré automatiquement après signature ?

Oui, si vous l'avez activé dans les paramètres. Dès que votre client signe un devis, Billie génère automatiquement la facture d'acompte (pourcentage configurable) et envoie la demande de paiement avec votre RIB inclus.

Sécurité & Conformité

Vos données sont protégées

Infrastructure sécurisée de bout en bout, conforme RGPD.

Chiffrement

AES-128 + HMAC

Auth

JWT + Magic Links

Webhooks

HMAC vérifié

RGPD

Conforme

Infra

Isolée

Audit

Continu

Chiffrement des données

OKTokens chiffrés AES-128-CBC + HMAC-SHA256 (Fernet)
OKHTTPS/TLS pour toutes les communications
OKAucun stockage de mot de passe (magic links)

Protection des accès

OKIsolation stricte par utilisateur, zéro accès croisé
OKRate limiting sur les routes sensibles
OKCSP, HSTS, X-Frame-Options, CORS restreint

Conformité RGPD

Art. 15
Droit d'accès + export JSON

Art. 17
Effacement automatisé

Art. 7
Suivi des consentements

Art. 30
Journal d'audit

Audit & Transparence

OKJournal d'audit complet de chaque action
OKAucune revente de données, zéro tracking publicitaire
OKSuppression complète sur demande (30j de grâce)

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