Politique de confidentialité

Billiebot est un logiciel d'assistance commerciale destiné aux entreprises (TPE, PME, artisans du bâtiment). Billiebot est un produit développé, édité et exploité par DATA TWELVE CONSULTING SARL, société de droit français immatriculée sous le numéro SIRET 952 975 795 00016, dont le siège social est situé en France (ci-après « Data Twelve Consulting », « nous »).

La présente politique décrit les données personnelles que nous traitons lorsque vous visitez le site www.billiebot.fr, utilisez l'application app.billiebot.fr, ou échangez avec Billiebot via WhatsApp, SMS ou e-mail. Elle s'applique à toutes les personnes dont nous traitons les données : utilisateurs de Billiebot, contacts professionnels figurant dans leurs outils connectés, et visiteurs du site.

Nous traitons vos données conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est DATA TWELVE CONSULTING SARL (SIRET 952 975 795 00016), éditeur du produit Billiebot.

Pour toute question relative à vos données ou à cette politique : contact@billiebot.fr.

Pour les données métier que nos clients importent dans Billiebot depuis leurs propres outils (messagerie, CRM, facturation), le client reste responsable du traitement et Data Twelve Consulting agit en qualité de sous-traitant, dans le cadre du contrat de service et des Conditions Générales d'Utilisation.

2. Données que nous collectons

Nous ne collectons que les données nécessaires au fonctionnement du service. Selon les fonctionnalités que vous activez :

Nous ne collectons aucune donnée bancaire : les éventuels paiements d'abonnement sont traités par Stripe, prestataire certifié PCI-DSS. Nous ne collectons pas de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD et vous demandons de ne pas en transmettre à Billiebot.

3. Utilisation de WhatsApp et des services Meta

Billiebot propose un canal de conversation avec le dirigeant via WhatsApp, fourni par la WhatsApp Business Platform (Cloud API) de Meta Platforms Ireland Ltd. Ce canal est optionnel : il n'est actif que si vous liez volontairement votre numéro de téléphone à votre compte Billiebot, après vérification par un code à usage unique envoyé sur WhatsApp.

Lorsque le canal est actif, Billiebot utilise WhatsApp pour :

• vous envoyer des notifications sur votre activité commerciale (nouvelle demande, devis à relancer, facture en retard, résumé quotidien) ;
• recevoir vos réponses et instructions (par exemple : « relance ce client », « crée un devis », compte rendu après une visite) et les exécuter dans Billiebot ;
• vous permettre de piloter Billiebot par messages courts, boutons et menus interactifs.

Données traitées via Meta : votre numéro de téléphone, votre nom de profil WhatsApp, le contenu des messages que vous échangez avec Billiebot et leurs métadonnées (horodatage, identifiant de message, statut de remise et de lecture). Ces messages sont stockés dans votre espace Billiebot afin de conserver l'historique de vos instructions et d'en assurer le suivi.

Ce que nous ne faisons pas : Billiebot n'utilise pas Facebook Login ni Instagram, n'accède pas à votre profil Facebook ou Instagram, à vos amis, publications ou listes de contacts, et n'envoie aucun message marketing non sollicité. Nous n'envoyons de messages qu'aux numéros que vous avez vous-même liés à votre compte. Les données reçues via les services Meta ne sont jamais vendues, cédées ni utilisées à des fins publicitaires.

L'utilisation de WhatsApp est également soumise aux conditions et à la politique de confidentialité de WhatsApp (Meta). Meta traite les messages en tant que fournisseur du service de messagerie, selon ses propres règles, que nous vous invitons à consulter.

Vous pouvez désactiver le canal WhatsApp à tout moment depuis les paramètres de votre compte, ou en nous écrivant. Votre numéro et l'historique des messages sont alors supprimés selon les règles décrites à la section 8.

4. Finalités et bases légales

Nous utilisons vos données pour les finalités suivantes :

Vos données ne sont utilisées ni pour de la publicité ciblée, ni pour de la prospection au profit de tiers. Elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle à des fins générales.

5. Intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités de Billiebot (compréhension des e-mails, qualification des demandes, rédaction de brouillons, résumés) reposent sur des grands modèles de langage fournis par Microsoft via le service Azure OpenAI, dans une zone de données européenne.

• Minimisation : seul le contexte strictement nécessaire à la tâche est transmis au modèle, jamais l'intégralité de votre compte.
• Pseudonymisation : avant transmission, les identifiants bancaires (IBAN), adresses e-mail et numéros de téléphone contenus dans les corps d'e-mails sont masqués.
• Pas d'entraînement : les données transmises ne sont pas utilisées par Microsoft pour entraîner ses modèles, conformément aux conditions du service Azure OpenAI.
• Contrôle humain : vous choisissez le niveau d'autonomie de Billiebot (copilote ou autopilote) et pouvez à tout moment désactiver les automatisations. Les actions sensibles restent soumises à votre validation.

6. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées de Data Twelve Consulting, dans la limite de leurs fonctions. Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, tenus contractuellement à la confidentialité et à la sécurité des données :

Les connecteurs (Google, Microsoft, HubSpot, Pennylane, EBP, Odoo) ne sont activés qu'à votre demande explicite. Vous pouvez les déconnecter à tout moment depuis l'application ; les jetons d'accès correspondants sont alors révoqués et supprimés.

Nous ne vendons ni ne louons vos données. Nous pouvons être amenés à les communiquer aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

7. Transferts hors Union européenne

Vos données sont hébergées et traitées principalement en Union européenne. Certains sous-traitants listés ci-dessus (Meta, Twilio, Google, Stripe, GitHub) peuvent traiter des données depuis les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par la certification du prestataire au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

8. Durées de conservation

9. Vos droits et suppression de vos données

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez exercer ces droits directement depuis l'application :

• Exporter vos données : Paramètres → Compte & confidentialité → Exporter mes données (export au format JSON).
• Supprimer votre compte et l'ensemble des données de votre organisation : Paramètres → Compte & confidentialité → Supprimer mon compte. La suppression est définitive et porte sur toutes les données associées, y compris l'historique WhatsApp et les jetons des connecteurs.
• Désactiver le canal WhatsApp ou un connecteur : Paramètres → Connexions.

Vous pouvez également adresser toute demande, y compris une demande de suppression des données reçues via WhatsApp ou tout autre service Meta, par e-mail à contact@billiebot.fr, en précisant le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail concernés. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours et pouvons vous demander un justificatif d'identité en cas de doute raisonnable.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données traitées :

• chiffrement des échanges en transit (TLS 1.2 ou supérieur) et des données au repos ;
• chiffrement applicatif des jetons OAuth et clés API avant stockage en base ;
• isolation stricte des données de chaque organisation (filtrage applicatif et politiques de sécurité au niveau des lignes PostgreSQL) ;
• mots de passe stockés sous forme de hachage, sessions signées, protection CSRF, limitation du débit sur l'authentification ;
• vérification de signature des webhooks WhatsApp entrants ;
• accès interne restreint aux administrateurs techniques habilités et journalisé ;
• sauvegardes chiffrées à rétention limitée.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous vous en informons ainsi que la CNIL dans les délais prévus par le RGPD. Toute activité suspecte peut être signalée à contact@billiebot.fr.

11. Cookies

Le site www.billiebot.fr n'utilise pas de cookies publicitaires ni de traceurs tiers. L'application app.billiebot.fr utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (session authentifiée, protection CSRF), exemptés de consentement. Aucune donnée de navigation n'est transmise à des régies publicitaires.

12. Mineurs

Billiebot est un service professionnel réservé aux entreprises et à leurs collaborateurs majeurs. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 18 ans.

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l'évolution du service ou de la réglementation. La version en vigueur est toujours publiée à l'adresse www.billiebot.fr/politique-de-confidentialite. En cas de modification substantielle, les utilisateurs inscrits sont informés par e-mail ou dans l'application au moins 15 jours avant son entrée en vigueur.

14. Contact

DATA TWELVE CONSULTING SARL, éditeur de Billiebot

SIRET : 952 975 795 00016. Siège social : France

E-mail : contact@billiebot.fr