Politique de confidentialité

Billiebot est un logiciel d'assistance commerciale destiné aux entreprises, notamment aux TPE, PME et artisans du bâtiment.

Il est développé, édité et exploité par DATA TWELVE CONSULTING SARL, société de droit français immatriculée sous le numéro SIRET 952 975 795 00016, dont le siège social est situé en France. Dans cette politique, « Data Twelve Consulting » et « nous » désignent cette société.

Cette politique explique comment nous traitons les données personnelles lorsque vous visitez www.billiebot.fr, utilisez app.billiebot.fr ou échangez avec Billiebot par WhatsApp, SMS ou e-mail.

Elle concerne les utilisateurs de Billiebot, les contacts professionnels présents dans leurs outils connectés et les visiteurs du site.

Nous traitons vos données conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est DATA TWELVE CONSULTING SARL (SIRET 952 975 795 00016), éditeur du produit Billiebot.

Pour toute question sur vos données ou cette politique, écrivez à contact@billiebot.fr.

Lorsqu'un client importe des données métier depuis sa messagerie, son CRM ou son logiciel de facturation, il reste responsable de leur traitement. Data Twelve Consulting agit alors comme sous-traitant, dans le cadre du contrat de service et des Conditions générales d'utilisation.

2. Données que nous collectons

Les données collectées dépendent des fonctionnalités activées. Nous les limitons à celles nécessaires au fonctionnement du service.

Nous ne collectons aucune donnée bancaire. Les éventuels paiements d'abonnement sont traités par Stripe, prestataire certifié PCI-DSS.

Nous ne collectons pas de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD. Nous vous demandons de ne pas en transmettre à Billiebot.

3. Utilisation de WhatsApp et des services Meta

Billiebot permet au dirigeant d'échanger par WhatsApp, via la WhatsApp Business Platform (Cloud API) de Meta Platforms Ireland Ltd.

Ce canal est optionnel. Pour l'activer, vous liez votre numéro de téléphone à votre compte Billiebot et le vérifiez avec un code à usage unique envoyé sur WhatsApp.

Lorsque le canal est actif, Billiebot utilise WhatsApp pour :

• vous envoyer des notifications sur votre activité commerciale (nouvelle demande, devis à relancer, facture en retard, résumé quotidien) ;
• recevoir vos réponses et instructions (par exemple : « relance ce client », « crée un devis », compte rendu après une visite) et les exécuter dans Billiebot ;
• vous permettre de piloter Billiebot par messages courts, boutons et menus interactifs.

Les données traitées via Meta comprennent votre numéro de téléphone, votre nom de profil WhatsApp, le contenu des messages et leurs métadonnées : date et heure, identifiant du message, statut de remise et de lecture.

Ces messages sont conservés dans votre espace Billiebot pour garder l'historique de vos instructions et en assurer le suivi.

Billiebot n'utilise ni Facebook Login ni Instagram. Elle n'accède pas à vos profils Facebook ou Instagram, à vos amis, à vos publications ou à vos listes de contacts.

Aucun message marketing non sollicité n'est envoyé. Nous contactons uniquement les numéros que vous avez liés à votre compte.

Les données reçues via les services Meta ne sont jamais vendues, cédées ni utilisées à des fins publicitaires.

L'utilisation de WhatsApp reste soumise aux conditions et à la politique de confidentialité de WhatsApp (Meta). En tant que fournisseur de messagerie, Meta traite les messages selon ses propres règles, que nous vous invitons à consulter.

Vous pouvez désactiver WhatsApp depuis les paramètres de votre compte ou en nous écrivant. Votre numéro et l'historique des messages sont alors supprimés selon les délais indiqués à la section 9.

4. Données Google (Gmail et Google Agenda)

La connexion à Google est optionnelle. Si vous connectez Gmail et Google Agenda, Billiebot demande les accès nécessaires aux fonctionnalités suivantes :

Ces données servent uniquement à fournir et à améliorer les fonctionnalités visibles dans l'application.

Elles ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires. Elles ne sont transmises à des tiers que lorsqu'il s'agit des sous-traitants indispensables au service, listés à la section 7 pour l'hébergement et l'intelligence artificielle, ou lorsque la loi l'exige.

Les données Google ne sont jamais utilisées pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'intelligence artificielle généralistes. Lorsqu'elles sont traitées par un modèle d'intelligence artificielle (section 6), c'est uniquement pour exécuter la tâche demandée pour votre compte.

Aucun membre de l'équipe Billiebot ne lit vos e-mails, sauf avec votre accord explicite (par exemple pour la revue de votre audit d'activité ou le traitement d'une demande de support), pour des raisons de sécurité, pour respecter une obligation légale, ou sous une forme agrégée et anonymisée nécessaire au fonctionnement du service.

Vous pouvez retirer l'accès à tout moment depuis Billiebot, dans Paramètres → Connexions, ou depuis votre compte Google sur myaccount.google.com/permissions.

Les jetons d'accès sont alors révoqués et supprimés. Les données déjà importées restent soumises aux durées de conservation indiquées à la section 9.

L'utilisation et le transfert par Billiebot des informations reçues des API Google respectent la politique de Google relative aux données des utilisateurs des services d'API (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Billiebot's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements.

5. Finalités et bases légales

Nous utilisons vos données pour les finalités suivantes :

Vos données ne sont utilisées ni pour de la publicité ciblée, ni pour de la prospection au profit de tiers. Elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle à des fins générales.

6. Intelligence artificielle

Pour comprendre les e-mails, qualifier les demandes, rédiger des brouillons ou produire des résumés, Billiebot utilise des modèles de langage fournis par Microsoft via Azure OpenAI, dans une zone de données européenne.

• Minimisation : seul le contexte strictement nécessaire à la tâche est transmis au modèle, jamais l'intégralité de votre compte.
• Pseudonymisation : avant transmission, les identifiants bancaires (IBAN), adresses e-mail et numéros de téléphone contenus dans les corps d'e-mails sont masqués.
• Pas d'entraînement : les données transmises ne sont pas utilisées par Microsoft pour entraîner ses modèles, conformément aux conditions du service Azure OpenAI.
• Contrôle humain : vous choisissez le niveau d'autonomie de Billiebot (copilote ou autopilote) et pouvez à tout moment désactiver les automatisations. Les actions sensibles restent soumises à votre validation.

7. Destinataires et sous-traitants

Seules les personnes habilitées de Data Twelve Consulting peuvent accéder à vos données, dans la limite de leurs fonctions.

Nous faisons également appel aux sous-traitants ci-dessous. Leurs contrats prévoient des obligations de confidentialité et de sécurité des données.

Les connexions à Google, Microsoft, HubSpot, Pennylane, EBP et Odoo sont activées uniquement à votre demande explicite.

Vous pouvez les désactiver à tout moment depuis l'application. Les jetons d'accès correspondants sont alors révoqués et supprimés.

Nous ne vendons ni ne louons vos données. Nous pouvons être amenés à les communiquer aux autorités compétentes lorsque la loi l'exige.

8. Transferts hors Union européenne

Vos données sont principalement hébergées et traitées dans l'Union européenne.

Certains sous-traitants, notamment Meta, Twilio, Google, Stripe et GitHub, peuvent traiter des données depuis les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par la certification du prestataire au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

9. Durées de conservation

10. Vos droits et suppression de vos données

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d'opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez exercer ces droits directement depuis l'application :

• Exporter vos données : Paramètres → Compte & confidentialité → Exporter mes données (export au format JSON).
• Supprimer votre compte et l'ensemble des données de votre organisation : Paramètres → Compte & confidentialité → Supprimer mon compte. La suppression est définitive et porte sur toutes les données associées, y compris l'historique WhatsApp et les jetons des connecteurs.
• Désactiver le canal WhatsApp ou un connecteur : Paramètres → Connexions.

Vous pouvez aussi écrire à contact@billiebot.fr pour toute demande, y compris la suppression de données reçues via WhatsApp ou un autre service Meta. Précisez le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail concernés.

Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours. En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander un justificatif.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données traitées :

• chiffrement des échanges en transit (TLS 1.2 ou supérieur) et des données au repos ;
• chiffrement applicatif des jetons OAuth et clés API avant stockage en base ;
• isolation stricte des données de chaque organisation (filtrage applicatif et politiques de sécurité au niveau des lignes PostgreSQL) ;
• mots de passe stockés sous forme de hachage, sessions signées, protection CSRF, limitation du débit sur l'authentification ;
• vérification de signature des webhooks WhatsApp entrants ;
• accès interne restreint aux administrateurs techniques habilités et journalisé ;
• sauvegardes chiffrées à rétention limitée.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, nous vous en informons ainsi que la CNIL dans les délais prévus par le RGPD. Toute activité suspecte peut être signalée à contact@billiebot.fr.

12. Cookies

Le site www.billiebot.fr n'utilise ni cookies publicitaires ni traceurs tiers.

L'application app.billiebot.fr utilise uniquement les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, pour la session authentifiée et la protection CSRF. Ces cookies sont exemptés de consentement.

Aucune donnée de navigation n'est transmise à des régies publicitaires.

13. Mineurs

Billiebot est un service professionnel réservé aux entreprises et à leurs collaborateurs majeurs. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 18 ans.

14. Modifications de cette politique

Cette politique peut être mise à jour pour tenir compte de l'évolution du service ou de la réglementation. La version en vigueur est publiée sur www.billiebot.fr/politique-de-confidentialite.

En cas de modification substantielle, les utilisateurs inscrits sont informés par e-mail ou dans l'application au moins 15 jours avant son entrée en vigueur.

15. Contact

DATA TWELVE CONSULTING SARL, éditeur de Billiebot

SIRET : 952 975 795 00016. Siège social : France

E-mail : contact@billiebot.fr