Billiebot coordonne les équipes et transmet au bon moment.
Une affaire signée ne s'arrête pas au « c'est bon pour nous ». C'est souvent là qu'elle se perd : entre le commercial qui a vendu et l'équipe qui doit exécuter, il manque l'adresse exacte, le code d'accès, ou la contrainte dont le client avait parlé au téléphone.
Billiebot transmet le dossier complet à la bonne personne, au moment où cette personne doit agir.
Ce que Billiebot prépare
Elle rédige, vous relisez, vous validez.
Adresse, contact sur place, contraintes d'accès, date souhaitée, ce qui a été vendu exactement, et les échanges qui comptent vraiment.
Elle identifie qui doit agir selon vos règles, et lui écrit ce dont il a besoin pour agir, pas l'intégralité du dossier.
Une contrainte n'est pas documentée : elle prépare la question au commercial, plutôt que de laisser l'équipe découvrir le problème sur place.
Ce qui empêche la facture d'être émise (bon de livraison manquant, réception non signée) est identifié et remonté avant que le mois se termine.
Ce qu'elle peut faire seule
Uniquement sur les règles que vous activez.
Acompte reçu ou devis accepté : le dossier part aux opérations sans que personne n'ait à y penser.
Selon le secteur, le type de prestation ou la charge, elle s'adresse à la personne concernée plutôt qu'à une liste de diffusion.
Un dossier transmis sans retour depuis deux jours est relancé, puis remonté si rien ne bouge.
Un exemple concret
De l'acompte au camion, sans réunion
- Jeudi 11 h
L'acompte de 2 400 € arrive sur un déménagement prévu le 18.
- Jeudi 11 h 01
Le dossier est préparé : départ au 3e sans ascenseur, arrivée avec accès camion limité à 3,5 t, 28 m³ estimés en visite, un piano droit.
- Jeudi 11 h 02
Le responsable planning reçoit le dossier. Le piano et la limite de tonnage sont signalés en premier, parce qu'ils changent l'équipe et le véhicule.
- Jeudi 15 h
Le planning répond : équipe de trois, véhicule de 20 m³ avec remorque. Le client reçoit la confirmation.
- Le 19
La prestation est faite. Billiebot vérifie qu'il ne manque rien pour facturer le solde.
L'équipe est arrivée avec le bon camion, et la facture est partie le lendemain.
Dans votre métier
L'intervenant reçoit la référence du contrat, les deux dernières visites et le code du portail, pas seulement une adresse et une heure.
Une pose et un contrat signés le même jour : deux transmissions distinctes, un seul dossier client, aucune confusion sur le terrain.
Le commercial transmet après l'acompte. La régie technique reste dans votre outil : Billiebot ne s'en mêle pas.
Ce que ce n'est pas
- Billiebot ne planifie pas le chantier, n'affecte pas les ressources de production et ne remplace pas votre outil métier.
- Pas un logiciel de régie, de production ou de planning technique.
- Pas un outil de suivi d'exécution : elle suit ce qui fait avancer l'affaire jusqu'au paiement.
Questions fréquentes
Billiebot gère-t-elle le planning des équipes ?
Non. Elle transmet le contexte et la prochaine action commerciale. Le planning de production reste dans votre outil métier.
Comment sait-elle à qui transmettre ?
Selon vos règles : secteur, type de prestation, responsable du compte, astreinte. Vous les définissez une fois, elle les applique ensuite.