Transmettez à vos équipes les informations dont elles ont besoin.
Le devis est accepté. Pour préparer la prestation, l'équipe a besoin de connaître ce qui a été vendu, les conditions d'accès et les demandes particulières du client.
Billiebot rassemble ces informations et les transmet au responsable concerné. Lorsqu'un élément manque, elle sollicite la personne qui peut le compléter.
Le rôle de Billiebot
- Rassembler et transmettre les informations commerciales nécessaires à la prestation.
- Suivre les réponses internes et les éléments attendus pour poursuivre la facturation.
- Laisser aux responsables et aux outils métier la planification du chantier, l'affectation des ressources et le suivi technique.
Ce que Billiebot prépare pour vous
Vous vérifiez le dossier et les informations à transmettre.
Prestation vendue, adresse, contact sur place, accès, date souhaitée et échanges utiles : l'équipe retrouve le contexte nécessaire.
Billiebot identifie le destinataire selon vos consignes et lui présente les informations utiles à son intervention.
Une contrainte d'accès ou un engagement pris au téléphone manque au dossier ? Elle prépare une question au collaborateur concerné.
Bon de livraison, réception signée ou autre pièce prévue dans votre organisation : elle signale ce qui manque avant la facturation.
Ce que vous pouvez automatiser
Vous définissez les destinataires et les conditions de transmission.
Après l'acceptation du devis ou la réception de l'acompte, Billiebot envoie les informations à l'équipe prévue.
Elle adresse les demandes selon vos critères : secteur, type de prestation ou responsable du client.
Si une demande reste sans réponse, elle relance au délai prévu, puis avertit un responsable si nécessaire.
Un exemple concret
La transmission d'un dossier de déménagement
Exemple illustratif, avec transmission après acompte et confirmation au client autorisées.
Le responsable organise les moyens à prévoir à partir d'un dossier renseigné.
- Jeudi, 11 h
La réception d'un acompte de 2 400 € est confirmée pour un déménagement prévu le 18.
- Jeudi, 11 h 01
Billiebot rassemble les informations : départ au troisième étage sans ascenseur, accès limité aux véhicules de 3,5 t à l'arrivée, volume estimé à 28 m³ et présence d'un piano droit.
- Jeudi, 11 h 02
Le responsable du planning reçoit le dossier. Les contraintes d'accès et le piano sont mis en évidence pour l'aider à préparer la prestation.
- Jeudi, 15 h
Le responsable confirme l'organisation retenue. Une confirmation est envoyée au client selon les consignes définies.
- Le 18
Après confirmation de la réalisation, Billiebot vérifie que les éléments nécessaires à la facture de solde sont présents.
Dans votre métier
L'intervenant reçoit la référence du contrat, l'historique disponible et les conditions d'accès au site.
Une installation et un contrat de maintenance sont transmis aux équipes concernées, avec leurs informations respectives.
Le dossier commercial est transmis après l'acompte. L'équipe technique organise ensuite la prestation dans son outil de régie.
Questions fréquentes
Elle organise la transmission des informations. Le planning de production et l'affectation des équipes restent gérés par vos responsables dans votre outil métier.
Vous définissez les règles : secteur, type de prestation, responsable du client ou astreinte. Billiebot s'appuie sur ces informations pour transmettre le dossier.