Organisez vos rendez-vous avec moins d'allers-retours.
Trouver un créneau demande souvent plusieurs messages. Entre la proposition et la réponse du client, les disponibilités peuvent avoir changé.
Billiebot prépare les propositions, suit les réponses et organise les rappels. Le rendez-vous et les informations utiles restent liés au dossier client.
La place de Billiebot dans votre organisation
- Elle prend en charge les échanges autour des rendez-vous commerciaux et des visites.
- Vous choisissez si elle peut confirmer un créneau ou si votre accord est nécessaire.
- Les tournées, les ressources de production et le planning technique restent gérés dans vos outils métier.
Ce que Billiebot prépare pour vous
Vous vérifiez les créneaux et le message avant leur envoi.
Elle consulte les agendas connectés et tient compte des critères renseignés : secteur, durée prévue et temps de trajet.
Il rassemble les créneaux proposés, l'adresse, la durée prévue et les informations à préparer pour la visite.
Billiebot prépare un rappel avec l'heure, le lieu et le nom de l'intervenant, lorsque ces informations sont confirmées.
Si le client ne répond pas dans le délai prévu, elle prépare une relance et vérifie les disponibilités avant de proposer de nouveaux créneaux.
Ce que vous pouvez automatiser
Vous choisissez les étapes qui nécessitent votre accord.
Billiebot envoie les créneaux puis inscrit le rendez-vous dans l'agenda après confirmation, selon les autorisations définies.
Les rappels sont envoyés au client et à l'intervenant à l'heure que vous avez choisie.
L'adresse, le rendez-vous et le compte rendu sont regroupés avec les autres informations du client.
Un exemple concret
L'organisation d'une visite technique
Exemple illustratif, avec envoi des propositions, confirmation et rappels automatiques activés.
Les échanges et les informations de visite sont réunis au même endroit.
- Jeudi, 10 h
Une visite est nécessaire pour des bureaux de 180 m² à Saint-Priest. Billiebot consulte l'agenda de l'intervenant chargé de ce secteur.
- Jeudi, 10 h 01
Elle propose trois créneaux au client, précise la durée prévue de 45 minutes et demande l'accès au local technique.
- Jeudi, 16 h
Le client choisit mardi à 14 h. Le créneau est confirmé dans l'agenda et ajouté au dossier.
- Lundi, 17 h
Le client et l'intervenant reçoivent un rappel avec les informations de la visite.
- Mardi, 15 h
L'intervenant ajoute ses relevés au dossier. Ils pourront servir à préparer le devis.
Dans votre métier
La visite technique, l'adresse et les photos prises sur place sont conservées dans le dossier qui servira au devis.
Billiebot organise la visite d'estimation et rappelle le rendez-vous au client. Les volumes relevés peuvent ensuite servir au chiffrage.
Avant une visite de site, Billiebot demande au client de prévoir l'accès aux espaces à examiner.
Questions fréquentes
Oui, si vous l'autorisez. Par défaut, elle demande votre accord avant de l'inscrire.
Billiebot sollicite le responsable pour trouver une solution avant de confirmer un rendez-vous au client.
Un agenda connecté permet de consulter les disponibilités. Sans cette connexion, Billiebot vous demande de confirmer les créneaux avant de les proposer.