Billiebot coordonne le rendez-vous et le relie au dossier.
Un rendez-vous se perd rarement dans l'agenda. Il se perd dans les allers-retours : trois créneaux proposés, une réponse deux jours plus tard, un créneau déjà pris entre-temps.
Coordonner un créneau, c'est exactement le travail que Billiebot prend en charge. Elle propose, suit les réponses, relance, rappelle la veille, et rattache le rendez-vous au dossier.
Ce que Billiebot prépare
Elle rédige, vous relisez, vous validez.
À partir des agendas connectés et de vos règles (secteur, durée, temps de trajet), elle prépare deux ou trois créneaux tenables, plutôt qu'une question ouverte du type « quand êtes-vous disponible ? ».
Les créneaux, l'adresse, la durée prévue, le nom de la personne qui vient, et ce que le client doit préparer pour que la visite serve à quelque chose.
Un message la veille avec l'heure et le nom de l'intervenant : c'est ce qui évite la visite faite pour rien.
Sans réponse après deux jours, elle prépare une relance avec de nouveaux créneaux, parce que les anciens ne valent souvent plus.
Ce qu'elle peut faire seule
Uniquement sur les règles que vous activez.
Elle envoie les créneaux, reçoit l'accord et inscrit le rendez-vous dans l'agenda, si vous avez activé la règle. Sinon, elle vous demande confirmation avant.
Le rappel part seul, à l'heure que vous avez fixée, au client comme à l'intervenant.
Le rendez-vous, l'adresse et le compte rendu restent attachés à l'affaire, au lieu de vivre dans trois messageries différentes.
Un exemple concret
Une visite technique calée en une journée
- Jeudi 10 h
Le dossier demande une visite : 180 m² de bureaux à Saint-Priest. Billiebot regarde l'agenda de l'intervenant qui couvre ce secteur.
- Jeudi 10 h 01
Trois créneaux partent au client, avec l'adresse, une durée de 45 minutes et la demande d'un accès au local technique.
- Jeudi 16 h
Le client prend mardi 14 h. Le rendez-vous est posé dans l'agenda et attaché au dossier.
- Lundi 17 h
Rappel envoyé de part et d'autre : mardi 14 h, le nom de l'intervenant, et l'accès au local technique à prévoir.
- Mardi 15 h
L'intervenant revient avec ses relevés. Le dossier est déjà ouvert, le devis peut être préparé dans la foulée.
Aucun aller-retour, et une visite qui sert vraiment à construire le devis.
Dans votre métier
Visite technique avant devis : le créneau, l'adresse et les photos prises sur place restent dans le dossier, pas dans trois conversations séparées.
L'estimation de volume se fait sur place. Billiebot cale la visite, rappelle la veille, et le devis peut partir le soir même.
Visite de site pour relever surfaces et fréquences. Elle demande au client de prévoir l'accès aux parties communes et au local technique.
Ce que ce n'est pas
- Pas un agenda de production ou de tournée.
- Billiebot ne réserve pas et ne planifie pas toujours automatiquement le rendez-vous : cela dépend de la règle que vous activez.
- Pas un outil de régie ou de planning technique.
Questions fréquentes
Billiebot bloque-t-elle le calendrier toute seule ?
Cela dépend de vous. Selon les règles activées, elle consulte, propose, demande confirmation ou pose le rendez-vous. Par défaut, elle demande avant de poser.
Et si personne n'est disponible ?
Billiebot sollicite le responsable ou escalade. Elle ne confirme jamais un créneau qu'elle n'a pas.
Quels agendas peut-elle lire ?
Ceux que vous connectez. Sans agenda connecté, elle prépare les propositions et vous demande de confirmer les disponibilités avant l'envoi.