Billiebot facture au bon moment et suit le paiement.
Le travail est fait, le client est satisfait, et la facture attend trois semaines parce que personne n'a vérifié que tout était livré. Puis elle attend encore, parce que personne n'a relancé.
Billiebot sait à quel moment une affaire peut être facturée, prépare la facture, vérifie le paiement et relance l'impayé sans perdre le fil de l'affaire.
Ce que Billiebot prépare
Elle rédige, vous relisez, vous validez.
Après la prestation, à la date prévue au contrat, ou au solde : elle reconnaît ce qui déclenche la facture chez vous et la prépare à ce moment-là.
Elle rapproche les paiements reçus des factures émises et signale ce qui ne tombe pas juste : montant partiel, virement sans référence, acompte non déduit.
À J+7, J+15 puis J+30 après l'échéance, avec un ton qui change à chaque étape et qui reste commercial jusqu'au bout.
Acompte, solde, extras : ce qui a été facturé et ce qui reste dû, sur une seule ligne par dossier.
Ce qu'elle peut faire seule
Uniquement sur les règles que vous activez.
Selon votre installation, elle émet la facture ou la déclenche dans votre outil de gestion, avec les bonnes lignes et la référence de l'affaire.
Les relances partent aux échéances que vous avez fixées et s'arrêtent dès que le paiement est rapproché.
Facture payée et rapprochée : le dossier se ferme et ne réapparaît plus dans les relances.
Un exemple concret
Un solde de 5 700 €, encaissé sans rappel écrit à la main
- Le 18
L'installation est terminée. Le procès-verbal de réception est signé, et l'acompte de 2 400 € avait été encaissé en juin.
- Le 18
La facture de solde est préparée : 5 700 €, acompte déduit, échéance à 30 jours, référence de l'affaire.
- Le 19
Vous validez, la facture part. Elle est créée dans votre outil de gestion avec la même référence.
- Le 20 du mois suivant
Pas de paiement. Relance envoyée le lendemain de l'échéance : rappel du montant et du moyen de paiement.
- Le 24
Le virement arrive. Il est rapproché de la facture, l'affaire est close, les relances restantes sont annulées.
Facture émise le lendemain de la réception, payée en cinq semaines, sans un seul rappel écrit à la main.
Dans votre métier
Contrat mensuel : la facture part le 1er, rattachée au bon site et au bon contrat, et un impayé se repère dès la première semaine.
Facture au retour du matériel, jours supplémentaires et extras compris, dépôt de garantie restitué une fois le solde réglé.
Le solde suit la réception de chantier. S'il manque le procès-verbal signé, Billiebot le réclame avant de préparer la facture.
Ce que ce n'est pas
- Pas un outil de recouvrement isolé : la relance reste attachée à l'affaire et au client.
- Pas un remplacement de votre comptabilité : Pennylane ou votre outil de gestion reste la source comptable.
- Pas un helpdesk pour les litiges techniques hors cycle commercial.
Questions fréquentes
Billiebot remplace-t-elle la comptabilité ?
Non. Elle relie la facture et le paiement à l'affaire. Pennylane ou votre outil de gestion reste la source comptable.
Comment sait-elle qu'une facture est payée ?
Par le rapprochement avec votre outil de gestion ou votre banque, selon ce qui est connecté. Sans connexion, vous marquez le paiement et elle arrête les relances.