Répondez à vos clients, même quand vous êtes occupé.
Une question sur votre zone d'intervention, une demande de devis, une précision sur une prestation : les messages arrivent pendant que vous travaillez.
Billiebot consulte vos documents et vos outils pour préparer une réponse. Vous la relisez avant l'envoi, ou vous automatisez les réponses courantes de votre choix.
Les échanges pris en charge
- Les demandes commerciales et les questions sur les devis, les factures ou les paiements.
- Les informations nécessaires pour compléter un dossier.
- Les demandes qui nécessitent l'avis d'un collaborateur, avec transmission du contexte. Le support technique et la gestion de production restent dans vos outils spécialisés.
Ce que Billiebot prépare pour vous
Les messages sont prêts à être relus, modifiés et envoyés.
Elle s'appuie sur vos documents, vos tarifs et l'historique des échanges. Lorsqu'une information manque, elle vous la demande.
Si la demande nécessite une vérification, elle prépare un message pour informer le client de sa prise en charge. Un délai peut être indiqué s'il est défini dans vos consignes.
Elle regroupe les questions utiles pour avancer : date souhaitée, lieu, nature de la prestation ou autres informations propres à votre activité.
Lorsqu'un collègue doit répondre, Billiebot lui transmet la demande et les informations déjà recueillies.
Ce que vous pouvez automatiser
Vous choisissez les types de réponses que Billiebot peut envoyer seule.
Horaires, zone d'intervention, documents administratifs : elle utilise les informations que vous avez mises à sa disposition.
Le client est informé que sa demande a été reçue. Votre équipe peut ensuite reprendre l'échange.
Les messages et leurs pièces jointes sont rattachés au client et au dossier concernés.
Un exemple concret
Une demande reçue en soirée
Exemple illustratif, avec les réponses courantes et les alertes à l'astreinte activées.
Le client a reçu une première réponse, et l'équipe dispose des informations pour prendre le relais.
- Mardi, 19 h 42
Un client écrit : « Bonjour, intervenez-vous à Villeurbanne ? Nous avons une fuite dans un local commercial. »
- 19 h 42
Billiebot consulte votre zone d'intervention et identifie le caractère urgent de la demande.
- 19 h 43
Elle confirme que vous couvrez ce secteur et demande l'adresse exacte ainsi que les conditions d'accès. Elle ne confirme pas d'intervention à ce stade.
- 19 h 55
Le client envoie les précisions. Billiebot les ajoute au dossier et prévient le responsable d'astreinte.
- À la reprise du dossier
Le responsable retrouve la demande, l'adresse et les échanges pour décider de l'intervention.
Dans votre métier
Un prospect demande si vous intervenez dans son département. Billiebot vérifie votre zone et lui demande l'adresse du projet.
Un client souhaite un passage le samedi. Billiebot consulte vos conditions d'intervention et fait confirmer la disponibilité si nécessaire.
Un client demande du matériel pour une date précise. Si la disponibilité n'est pas renseignée, Billiebot sollicite le responsable avant de répondre.
Questions fréquentes
Pas par défaut. Elle prépare le message et attend une validation. L'envoi automatique concerne uniquement les réponses pour lesquelles vous l'avez autorisé.
L'e-mail, les formulaires et WhatsApp, selon les connexions activées, pour les échanges liés au suivi commercial.
Billiebot demande une précision ou sollicite un collaborateur. Un prix, une disponibilité ou un engagement doit s'appuyer sur une information confirmée.
La réponse traite la question du client. La qualification précise son besoin et la suite à donner au dossier. Les deux peuvent être réalisées à partir du même message.