Billiebot qualifie la demande et choisit le bon processus.
Deux messages arrivent le même matin. « J'ai besoin d'un devis pour une alarme » et « Mon alarme sonne dans le vide depuis hier soir ». Le premier ouvre une vente, le second une intervention. Traités de la même façon, l'un des deux part mal.
Billiebot lit la demande, reconnaît de quel type d'affaire il s'agit, et ouvre le parcours que vous utilisez déjà pour ce cas.
Ce que Billiebot prépare
Elle rédige, vous relisez, vous validez.
Type d'affaire, urgence, lieu, interlocuteur, ordre de grandeur : le dossier est posé avant que quiconque le lise.
Nouveau client ou affaire déjà ouverte : le message rejoint le dossier existant plutôt que d'en créer un deuxième en parallèle.
Surface, accès, date souhaitée, référence du contrat : elle repère les informations absentes et prépare la demande à envoyer.
Visite, devis direct, contrat, dépannage : elle propose un parcours et dit sur quoi elle s'appuie, pour que vous puissiez le corriger d'un mot.
Ce qu'elle peut faire seule
Uniquement sur les règles que vous activez.
Création du dossier, rattachement du client, du message et des pièces jointes, sans aucune saisie.
« Toute demande à plus de 50 km passe par une visite », « toute urgence va à l'astreinte » : vos règles s'appliquent seules, à chaque message.
Une panne, une fuite ou une date proche fait passer le dossier en haut de la pile, immédiatement, sans attendre une lecture humaine.
Un exemple concret
Deux messages, deux parcours
- 8 h 12
« Je voudrais un devis pour l'alarme d'un local de 200 m². » Une affaire de vente est ouverte, avec la surface et la commune.
- 8 h 13
200 m² dépasse votre seuil de chiffrage à distance. Le parcours proposé est donc : visite technique, puis devis.
- 8 h 31
« Mon alarme se déclenche toute seule depuis hier soir, on est sous contrat. » Billiebot retrouve le contrat et reconnaît une intervention, pas une vente.
- 8 h 32
Le dossier part à l'astreinte avec le numéro de contrat et les deux dernières interventions. Aucun devis n'est ouvert.
- 9 h 00
Vous ouvrez l'écran : deux dossiers, deux parcours, rien à retrier.
La même boîte mail, le même matin, deux traitements différents et corrects.
Dans votre métier
Une pose neuve et un contrat de maintenance demandés par le même client : deux parcours distincts sont ouverts, sans mélanger les deux fils.
« Ça ne chauffe plus » part en dépannage. « Combien pour remplacer la chaudière ? » part en devis. Même client, deux traitements.
Une date et une durée suffisent : Billiebot passe directement au devis, sans imposer une visite qui ne servirait à rien.
Ce que ce n'est pas
- Pas un configurateur qui invente un métier.
- Pas la rédaction de la réponse au client : elle a sa propre page.
- Pas une séquence figée où répondre précède toujours qualifier.
Questions fréquentes
Répondre et qualifier, c'est la même étape ?
Non. Répondre tient l'échange. Qualifier ouvre le bon parcours. Billiebot peut analyser le message avant de répondre, dans la même boucle.
Que se passe-t-il si le parcours n'est pas clair ?
Billiebot demande ce qui manque ou escalade à un collaborateur. Elle ne force pas un parcours sur un dossier qu'elle n'a pas compris.
Faut-il décrire tous nos processus à l'avance ?
Non. Elle part de ce que vous faites déjà : vos types d'affaires, vos seuils, vos règles de tri. Vous les ajustez ensuite, au fil des dossiers.