Comprenez chaque demande et préparez la suite.
Une demande de devis pour une alarme et un signalement de panne n'appellent pas la même réponse. Il faut comprendre le besoin, vérifier les informations disponibles et savoir à qui confier le dossier.
Billiebot analyse le message et propose les prochaines étapes selon votre façon de travailler.
Comment Billiebot s'intègre à votre organisation
- Les étapes proposées suivent vos prestations et vos critères de traitement.
- La qualification précise le besoin et la suite à donner ; la réponse au client entretient l'échange.
- Ces deux tâches peuvent être réalisées à partir du même message, dans l'ordre adapté au dossier.
Ce que Billiebot prépare pour vous
Vous vérifiez les informations et ajustez la suite proposée.
Besoin du client, urgence, lieu, interlocuteur, budget s'il est indiqué : les informations utiles sont regroupées dans le dossier.
Billiebot recherche le client et les échanges déjà en cours pour rattacher le message au dossier concerné.
Elle repère ce qui manque pour avancer, selon votre activité : date souhaitée, adresse, référence d'un équipement ou détail de la prestation.
Visite, devis direct, contrat ou dépannage : elle propose la suite et vous explique les éléments pris en compte.
Ce que vous pouvez automatiser
Vous choisissez les actions que Billiebot peut réaliser sans vous demander de validation.
Elle rassemble la demande, les coordonnées du client et les pièces jointes dans un dossier.
Une urgence à transmettre à l'astreinte, une visite à prévoir au-delà d'une certaine surface : Billiebot applique les critères que vous avez définis.
Une panne ou une date proche est signalée à la personne concernée pour qu'elle puisse prendre le relais.
Un exemple concret
Une demande de devis et une panne, le même matin
Exemple illustratif, avec transmission automatique à l'astreinte activée.
Vous pouvez vous concentrer sur les décisions à prendre.
- 8 h 12
Un client demande un devis pour l'alarme d'un local de 200 m². Billiebot ouvre un dossier et y ajoute les informations du message.
- 8 h 13
Votre entreprise prévoit une visite au-delà d'une certaine surface. Billiebot propose donc une visite technique avant le devis.
- 8 h 31
Un autre client signale une alarme qui se déclenche seule et précise qu'il dispose d'un contrat. Billiebot recherche les informations de ce contrat.
- 8 h 32
Elle transmet la demande de dépannage à l'astreinte, avec la référence du contrat et l'historique disponible.
- 9 h
Vous retrouvez les deux demandes, les informations recueillies et la prochaine étape de chaque dossier.
Dans votre métier
Un même client demande une installation et un contrat de maintenance. Billiebot distingue les deux demandes et organise leur suivi.
Une panne de chaudière et un projet de remplacement sont orientés selon vos consignes : dépannage pour l'une, préparation d'un devis pour l'autre.
Si les informations nécessaires sont réunies et que vos règles le permettent, la demande passe directement à la préparation du devis.
Questions fréquentes
Répondre consiste à traiter la question du client. Qualifier consiste à préciser son besoin et à déterminer la suite : un devis, une visite ou un dépannage, par exemple.
Billiebot demande les informations manquantes ou sollicite un collaborateur avant de poursuivre.
Vous partez de vos pratiques : types de demandes, critères de traitement et étapes habituelles. Vous pouvez les préciser et les ajuster au fil de l'utilisation.